Tus obligaciones: Contabilidad, facturación y constancias de impuestos

Tus obligaciones: Contabilidad, facturación y constancias de impuestos

1. ¿Cómo debo llevar mi contabilidad?

En México todos los contribuyentes de impuestos están obligados a llevar contabilidad, pero existen algunas facilidades para hacerlo.

Llevar contabilidad significa mantener un registro ordenado y estructurado de tus operaciones y de tu patrimonio. Además, para fines de impuestos, las personas están obligadas en ciertos casos a enviar al SAT mensualmente algunos reportes contables.

Las personas que tienen menos de 4 millones de pesos de ingresos en el año, en lugar de llevar una contabilidad tradicional (con estados financieros), tienen la facilidad de solamente llevar un registro de sus ingresos y de sus gastos, y contar con las facturas tanto de sus ingresos como de sus gastos.

A continuación te explicamos cómo debes llevar tu contabilidad y enviarla al SAT, según el monto de tus ingresos en el año.

Ingresos anuales menores a 4 millones de pesos

Si los ingresos que cobras en el año no superan los 2 millones de pesos, estás obligado a utilizar la aplicación electrónica “Mis cuentas” para llevar la contabilidad. Este es un sistema que se encuentra en la página de Internet del SAT, en donde se registran las facturas de tus ingresos y de tus gastos. 

  • Ingresos: Puedes emitir tus facturas en esa aplicación o puedes emitirlas usando otro sistema de tu preferencia. En cualquiera de los casos, las facturas se cargan en automático en esta aplicación y quedan registradas. No es necesaria tu intervención para que se carguen en la aplicación.
  • Gastos: Las facturas de tus gastos también se cargan en automático en la aplicación, no es necesaria tu intervención. Solamente tendrás que registrar de manera manual aquellos gastos por los que no cuentes con una factura electrónica como, por ejemplo, el cobro que te hace Airbnb por el uso de su plataforma. Al ser esta una entidad extranjera, la factura que te emite no es una factura electrónica como la que te emite una empresa mexicana. Es por esto que esa factura no se carga en automático al sistema “Mis Cuentas”, y debes registrarla de forma manual.

Al utilizar “Mis Cuenta” quedas liberado de la obligación de enviar cada mes la contabilidad, precisamente porque la información ya se encuentra en la propia plataforma del SAT.

Ingresos mayores a 4 millones de pesos

Si los ingresos que cobras en el año superan $4 millones de pesos, deberás llevar una contabilidad tradicional en un sistema contable y deberás enviar mensualmente al SAT el reporte contable denominado “Balanza de Comprobación”, y el “Catálogo de Cuentas” en el envío inicial, y después cada vez que cambie. También se puede enviar mensualmente aunque éste no cambie.

Cualquier sistema comercial de contabilidad tiene la capacidad para generar este reporte en los términos que el SAT lo pide. Se envía de manera electrónica a través de la página de Internet del SAT.

Los documentos a enviar y su periodicidad, son los siguientes:

  • La balanza de comprobación se enviará de forma mensual a más tardar en los primeros cinco días hábiles del segundo mes posterior al que corresponde la información. La balanza anual se envía a más tardar el 22 de mayo del siguiente año.
  • El catálogo de cuentas se enviará únicamente la primera vez que se envíe la balanza de comprobación o cada vez que el catálogo se modifique.
  • La información de pólizas y auxiliares sólo se enviará cuando el SAT necesite verificar información contable o la procedencia de devoluciones y compensaciones; es decir, sólo cuando el SAT expresamente lo solicite al contribuyente.

Archivo contable

Sin importar la forma en que lleves tu contabilidad, siempre será necesario que estructures un archivo donde guardes de manera estructurada y ordenada los siguientes documentos:

  • Papeles de trabajo donde realices cálculos de impuestos
  • Estados de cuenta bancarios
  • Discos o cualquier medio de almacenamiento de datos con la información de tu contabilidad
  • Documentación comprobatoria de los registros (facturas)
  • Declaraciones fiscales
  • Avisos presentados al SAT como tu alta en el RFC, cambios de domicilio, etc.

Trata de mantenerlo siempre al día, y procura establecer un método de archivo que te facilite la ubicación de los documentos. Puede ser un orden alfabético, una clasificación por tipo de documento, por fecha, por colores, etc. Lo importante es que tu método para archivar y para consultar esos documentos te permita hacerlo con rapidez. Es una tarea muy relevante en la administración de un negocio.

2. ¿Cómo debo emitir mis facturas?

Todos los contribuyentes en México, sin excepción, están obligados a facturar sus ingresos, sin importar si el huésped o el cliente solicita factura o te proporciona sus datos fiscales.  

Tu factura debe emitirse por el monto total del alojamiento, experiencia o aventura, adicionando los impuestos que correspondan como el IVA y, en el caso de alojamientos, el Impuesto sobre Hospedaje (ISH).

Aquellas ventas por las que los clientes no te soliciten factura se deberán facturar en una factura conocida como “factura global”, que puede ser por cada operación o pueden juntarse las operaciones del día, de la semana o del mes, según tu preferencia. Esta factura se emite utilizando una clave de RFC genérica, que es: XAXX010101000. Cuando el cliente es extranjero, se utiliza la clave XEXX010101000.

Las facturas que debes emitir son electrónicas, las cuales tienen una estructura definida por el SAT y se deben seguir y respetar los lineamientos para su llenado, de lo contrario esa factura no será válida. Estas facturas se conocen como CFDI, que significa Comprobante Fiscal Digital por Internet.

Es posible emitir facturas a través de algún sistema de facturación comercial (software), pero también puede utilizarse la herramienta gratuita que el SAT tiene disponible en su página de Internet. La elección de utilizar un sistema gratuito o uno comercial depende totalmente de las preferencias personales, pero sobre todo, del número de facturas y la frecuencia con la que se emitan.

También es posible facturar a través de la herramienta electrónica del SAT llamada “Mis Cuentas”, la cual también es gratuita. A diferencia de la otra herramienta proporcionada, en “Mis Cuentas” podrás facturar usando solamente tu Contraseña, es decir, sin necesidad de tramitar tu firma electrónica (e.firma). No obstante, únicamente podrás usar “Mis Cuentas” si percibes menos de 4 millones de pesos anuales.

Si emites pocas facturas al mes, la herramienta gratuita del SAT o la aplicación Mis Cuentas son opciones recomendables. Si requieres un sistema más robusto, con mayores capacidades administrativas, puedes optar por algún sistema comercial. La gran mayoría de los sistemas que encuentras en el mercado son funcionales y cumplen con los lineamientos del SAT.

A continuación se presenta un video demostrativo para emitir una factura or tus ingresos obtenidos a través de Airbnb, utilizando el servicio gratuito de la página de Internet del SAT. 

Antes de iniciar, a menos que factures a través de la herramienta “Mis Cuentas”, asegúrate de contar con tu Firma Electrónica obtenida a través del SAT, porque al final del procedimiento se te solicitará firmar este documento de manera electrónica, precisamente con esa firma. 

3. ¿Cómo obtengo mi constancia de retenciones?

Airbnb te retendrá el ISR e IVA correspondientes, para entregarlos al SAT como un anticipo de impuestos o como el pago definitivo de tus impuestos, según la opción que hayas seleccionado. Para ver qué opción puedes escoger o cuál te puede convenir, lee Diferencia entre pago definitivo y pago provisional.

Airbnb te proporcionará mensualmente un documento donde consten las retenciones efectuadas durante el mes. 

Debes asegurarte de informar correctamente tu RFC a Airbnb para que los impuestos que se te retengan sean atribuidos a tu RFC y puedas así aplicarlos contra tus impuestos. También asegúrate de que tu RFC tenga homoclave asignada por el SAT y que sea válido, de otra forma la constancia que emita Airbnb se hará con un RFC genérico, y no podrás aplicar estas retenciones contra tus impuestos.

Aviso: Si tramitas tu RFC ante el SAT por primera vez, deja que transcurran 72 horas para que puedas registrarlo en Airbnb y pueda ser validado.

Este documento denominado Constancia de Retenciones es importante para comprobar al SAT la cantidad de impuestos que has pagado por la vía de la retención. Estas constancias de retención forman parte de tu contabilidad, por lo que debes conservarlas.

A través de la plataforma Facturify podrás obtener las constancias de retención. Para ello, recibirás un correo electrónico que contiene un enlace a través del cual podrás ver y descargar estas constancias.

Aviso: A partir de 2021 la Constancia de Retenciones se emite tanto en formato PDF como en XML. Actualmente Airbnb está emitiendo grandes volúmenes de constancias, por lo que se está haciendo de manera escalonada. Puedes tener la seguridad de que recibirás tu archivo XML. Por lo pronto, con el archivo PDF puedes hacer válida tu retención y aplicarla contra tus impuestos.

A continuación, se muestra un ejemplo de las constancias de retención que recibirías:

  1. Datos del emisor: Estos son los datos fiscales de Airbnb
  2. Datos del receptor: Incluye tu nombre, RFC y CLABE. 
  3. Periodo de la constancia: Se refiere al mes por el cual se realizaron las retenciones. 
  4. ISR Retenido: En esta sección se indica el monto de ISR que se retuvo durante el periodo de la constancia 
  5. IVA Retenido: En esta sección se indica el monto de IVA que se retuvo durante el periodo de la constancia
  6. Total Retenido: Se señala el monto total de la retención. 

4. ¿Qué gastos puedo deducir?

Una manera de reducir tus impuestos es deduciendo los gastos que efectúas para dar los servicios de alojamiento, de aventuras o experiencias.

En este video te explicamos cuáles gastos puedes deducir y los requisitos que estos deben cumplir.

IMPORTANTE

Solamente puedes deducir gastos cuando optes por considerar las retenciones que Airbnb te efectúa, como pago provisional. Esto es, si optas por considerar que esas retenciones se queden como pago definitivo de tu impuesto, entonces no puedes deducir gastos. Conoce más sobre la diferencia entre la opción de pagos definitivos y pagos provisionales en Diferencia entre pago definitivo y pago provisional.

5. ¿Qué sucede si efectúo devoluciones a huéspedes o hay cancelaciones?

En ocasiones te puedes ver en la necesidad de efectuar alguna devolución de dinero a algún huésped o cliente, ya sea por un cambio en el servicio o por la propia cancelación del mismo.

Esto puede suceder después de que Airbnb te haya retenido los impuestos sobre los ingresos que cobraste a ese huésped o cliente.

La forma de proceder para recuperar esos impuestos que fueron retenidos de más dependerá de la opción que hayas elegido para el impuesto que se te retiene; esto es, depende si consideras esas retenciones como pago definitivo o como pago provisional.

Pago definitivo

Si optaste por considerar las retenciones que Airbnb te efectúa como pago definitivo de tus impuestos, deberás emitir un documento llamado “Nota de Crédito”, que es el equivalente a una factura, pero en lugar de amparar un ingreso ampara una disminución del ingreso, precisamente para el caso de una devolución o un descuento.

Si la operación fue cancelada en su totalidad, en lugar de emitir una nota de crédito, deberás cancelar la factura que por dicho ingreso hubieras emitido.

Una vez emitida la nota de crédito o cancelada la factura en el caso de cancelación, deberás solicitar al SAT la devolución de ese impuesto retenido de más; es decir, el impuesto que corresponde al monto de la devolución o cancelación efectuada.

Pago provisional

Si optaste por considerar las retenciones que Airbnb te efectúa como pago provisional, deberás emitir un documento llamado “Nota de Crédito”, que es el equivalente a una factura, pero en lugar de amparar un ingreso ampara una disminución del ingreso, precisamente para el caso de una devolución, un descuento o una cancelación.

Si la operación fue cancelada en su totalidad, en lugar de emitir una nota de crédito, deberás cancelar la factura que por dicho ingreso hubieras emitido.

Este monto devuelto o cancelado lo disminuirás de tus ingresos cuando calcules tu pago provisional, y el IVA devuelto también lo disminuirás del IVA a pagar cuando calcules tu pago mensual.

Cobro de Airbnb por uso de su plataforma

En caso de que Airbnb te efectúe un reembolso del cobro por el uso de su plataforma, y en el mismo mes existan otros cobros por este concepto, Airbnb neteará el monto del reembolso contra los cobros de ese mismo mes. Si el reembolso se efectúa en un mes posterior, entonces, Airbnb te emitirá un comprobante en el que conste el monto de la restitución, así como del IVA trasladado correspondiente, sólo en el supuesto en que hayas proporcionado tu RFC.

Aviso: Si tramitas tu RFC ante el SAT por primera vez, deja que transcurran 72 horas para que puedas registrarlo en Airbnb y pueda ser validado.

Cuando en el mismo mes Airbnb te efectúe un cobro por el uso de su plataforma y, a su vez, te efectúe reembolsos por cancelaciones o devoluciones, la factura que Airbnb emita amparará el monto neto cobrado. Si el monto neto es $0.00, Airbnb no emitirá ninguna factura.